Ustanove i apoteke svoju bazu proizvoda formiraju prema podacima koje dobiju od dobavljača, odnosno veledrogerija. Nije novost da veledrogerije za isti proizvod imaju potpuno različite šifre, kao ni to da zaposleni u ustanovama sa više apoteka često otvaraju duple šifre za jedan isti artikal. Usled ovakvih okolnosti, proizvodi se teže pretražuju u bazi, izveštaji o prodaji su nepotpuni i time samo delimično ispravni, pa se i naručivanje robe planira i vrši na osnovu loših parametara.

Na osnovu ovoga mi smo prepoznali potrebu za formiranjem jedinstvenog šifarnika – Master baze. Kartice proizvoda u Master bazi sadrže sledeće podatke o proizvodu: naziv proizvoda, proizvođač, nosilac dozvole ili
uvoznik, generički naziv, JKL klasifikaciju, ATC klasifikaciju, pripadajuću poresku stopu, farmaceutski oblik, jačinu, vrstu pakovanja, količinu u pakovanju i barkod. Svakom proizvodu su dodeljeni i sledeći atributi: grupa (lek, medicinsko sredstvo, dijetetsko sredstvo, medicinska kozmetika, itd), supstanca (hemijski sastav), lokalitet delovanja u organizmu, način aplikovanja, kao i to da li je proizvod namenjen ženama, muškarcima, deci ili bebama.

Ovakva sistematizacija kartice proizvoda omogućava kvalitetnu analitiku prodaje. Baza se redovno ažurira sa novim proizvodima koji pripadaju apotekarskom asortimanu, tako da kartica novog proizvoda postoji pre nego što sam proizvod prvi put bude isporučen apoteci. U ustanovama i apotekama koje prihvate Master bazu, zaposleni mogu i dalje otvarati šifre proizvoda prema ustaljenim procesima. U ovom slučaju sistem Master baze svakodnevno uparuje novootvorene šifre sa karticama odgovarajućih artikala.